Aide FACBOX

Connecte-toi, puis utilise l’accueil pour accéder aux documents, au calendrier, à la carte et aux tableaux de bord. Le menu utilisateur regroupe ton compte, tes sessions et les préférences.

Pour commencer, ouvre Mes Documents pour retrouver les fiches déjà enregistrées. Le bouton Nouveau sert à créer une fiche ; les raccourcis de l’accueil donnent accès aux autres outils.

Sur ordinateur, les raccourcis F1 (documents), F4 (nouveau), F7 (tableau de bord), F8 (calendrier) et F9 (carte) accélèrent la navigation.

Dans Mes Documents, saisis un nom, une référence ou des mots-clés, puis affine par type de document, période et filtres disponibles. Les vues Cartes et Tableau, les tris et les préférences de recherche facilitent le retour à tes documents.

Recherche précise : retrouve les mots complets. Recherche élargie : active la recherche partielle pour retrouver aussi les mots qui commencent pareil ; elle peut être plus lente. Ce mode ne corrige pas automatiquement toutes les fautes de frappe.

La recherche indexe notamment les noms, références, catégories, adresses, tiers liés, le contenu des fiches et les références et désignations des lignes commerciales. Elle ne constitue pas une recherche générale dans le contenu de toutes les pièces jointes.

Pour les devis, utilise les statuts À faire, En attente, Validés ou Refusés. Pour les factures, le filtre Non soldées aide à retrouver les sommes restant dues. En tableau, les tris Nom société et Nom contact sont distincts ; les articles disposent aussi du tri Nom famille.

L’export CSV porte sur tous les résultats autorisés de la recherche, pas uniquement sur la page affichée.

Choisis Nouveau, sélectionne le type de document et complète les champs proposés. Enregistre les modifications de la fiche avant de poursuivre.

Le type d’un document existant ne se change plus directement. Utilise Créer un document lié, en bas de la fiche, pour passer à une autre étape commerciale. Dupliquer sert à créer une nouvelle pièce du même type.

Dans les lignes commerciales, sélectionne les articles du catalogue puis vérifie désignation, quantité, prix HT, TVA et remise. Les lignes peuvent être réorganisées.

Les sociétés et contacts sont des fiches documentaires. Un contact peut être rattaché à une société tout en conservant ses coordonnées et ses documents propres.

Renseigne le nom, l’adresse, les identifiants SIREN/SIRET et la TVA intracommunautaire lorsque nécessaire. Contrôle le tiers sélectionné et ses coordonnées sur chaque document commercial.

Les fiches Société et Contact de Mes Documents sont distinctes de la page Entreprises, qui sert à l’administration des organisations clientes de FACBOX.

Depuis la fiche source, clique sur Créer un document lié et sélectionne l’étape proposée : devis, commande, bon de livraison, facture ou règlement selon le type de départ. Les liens permettent de retrouver les pièces du dossier.

Contrôle les lignes, dates, coordonnées et montants du nouveau document avant de l’envoyer. Depuis une facture, l’action Avoir prépare une facture avec des montants négatifs liée à la facture d’origine.

Règlements : le montant réglé d’une facture est calculé à partir des règlements effectivement liés. Pour constater un paiement, crée ou rattache le règlement correspondant ; ne modifie pas manuellement le montant réglé de la fiche commerciale.

Distingue le total, les règlements et le restant dû. Une indication d’envoi par email ne prouve ni la réception par le client ni le paiement.

Depuis la fiche, utilise Imprimer ou Envoyer pour les types de documents qui proposent ces actions : devis, commande, BL, facture et autres pièces compatibles.

Vérifie l’aperçu A4, le logo, les coordonnées, le numéro, les lignes et les mentions. Avant l’envoi par email, contrôle les destinataires et les pièces jointes proposés.

Un email envoyé, une facture Factur-X générée et une transmission électronique via Super PDP sont des opérations distinctes. En cas d’erreur ou de réponse incertaine, vérifie l’état de l’opération avant de recommencer.

FACBOX génère des factures Factur-X et dispose d’un raccordement à Super PDP opérationnel en production pour l’émission et la réception. FACBOX n’est pas une plateforme agréée : l’entreprise doit être enregistrée auprès d’une PA et disposer d’une configuration valide.

Préparer : vérifie l’identité de l’émetteur et du destinataire, SIREN/SIRET, adresses, lignes, TVA et identifiants de réception. Depuis la fiche facture, ouvre la préparation Factur-X et corrige les anomalies signalées avant de générer le fichier.

Transmettre : la génération du fichier ne l’envoie pas automatiquement. Utilise l’action de transmission proposée et contrôle le destinataire ainsi que le circuit sélectionné avant de confirmer l’envoi réel.

Suivre : consulte les événements et l’historique Super PDP. Un dépôt accepté dans une file ne garantit pas la transmission finale au destinataire. Si la réponse est incertaine, vérifie les statuts avant toute nouvelle tentative.

Recevoir : l’adresse de réception de l’entreprise doit être correctement déclarée auprès de la plateforme. Les paramètres et contrôles de connexion sont réservés aux personnes habilitées ; contacte ton responsable pour leur configuration.

Sur la fiche d’un document, utilise la zone de fichiers pour ajouter, consulter ou renommer des pièces jointes. Vérifie toujours le document concerné avant suppression.

Tu peux joindre des documents justificatifs, contrats, images ou autres fichiers à une fiche. Utilise les actions proposées pour consulter, télécharger ou renommer les éléments.

Le renommage automatique peut s’appuyer sur les informations du document. Avant de supprimer une pièce jointe, vérifie son contenu et sa pertinence : la suppression peut être définitive.

La carte présente les points géographiques liés aux entreprises et aux contacts. Lorsque plusieurs fiches partagent un emplacement, un point peut réunir les informations de société et de contact, avec les documents associés. La recherche d’entreprises permet aussi d’explorer une zone.

Les points sont placés à partir des adresses disponibles. Si plusieurs contacts partagent l’adresse d’une société, un même marqueur peut présenter leurs fiches et les documents associés.

La recherche d’entreprises sur la carte est distincte des documents déjà enregistrés dans ton compte. Les fonds cartographiques s’adaptent au thème clair ou sombre.

Le calendrier affiche les événements et documents datés selon les filtres et les droits du compte. Navigue entre les périodes, sélectionne les types souhaités et clique sur une entrée pour consulter son aperçu ou ouvrir sa fiche.

La vue planning permet de consulter les réservations associées aux articles. Vérifie l’article, le tiers et les dates sur le document lié ; les couleurs facilitent le repérage.

Le calendrier présente des données enregistrées dans FACBOX : la présence d’un événement n’implique pas à elle seule l’envoi d’une invitation vers un agenda externe.

Le tableau de bord présente une synthèse de l’activité ; sa page, son raccourci d’accueil et les échéances de l’accueil sont réservés aux responsables autorisés.

Les autres outils financiers sont accessibles selon les droits : état des ventes, récurrences, relevés bancaires, TVA et exports comptables. Vérifie la période et les filtres avant d’interpréter les chiffres.

Le rapprochement bancaire et le suivi des règlements sont deux opérations à contrôler séparément : associer une écriture bancaire ne remplace pas la vérification de la facture et des règlements qui lui sont liés.

L’espace d’import regroupe les données à reprendre de QIMS / Gestion Entreprise. Vérifie les éléments proposés et les éventuels compteurs avant de lancer un import. Évite de réimporter des éléments déjà traités.

Les imports permettent de reprendre progressivement les anciennes données : sociétés, contacts, documents, utilisateurs ou médias selon les rubriques accessibles.

Prends le temps de contrôler les correspondances et les compteurs restants. Si une opération échoue, vérifie son état avant de la relancer pour limiter les doublons et les associations incorrectes.

Dans Mon compte, vérifie tes informations. Dans Préférences, ajuste ton affichage. Ma session permet de consulter les informations de session et les options disponibles. Les accès et les fonctions d’administration dépendent de ton rôle.

Les informations personnelles et les paramètres d’affichage sont séparés. Les préférences peuvent notamment agir sur l’organisation de la liste et la navigation entre les pages.

Utilise Ma session pour vérifier les options de connexion et les appareils lorsqu’elles sont proposées. En cas de problème d’accès, passe par la procédure de réinitialisation du mot de passe.

Les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs et leurs droits, consulter les journaux et accéder aux outils de maintenance. Ces opérations sont réservées aux personnes habilitées.

Le menu Utilisateurs sert à gérer les comptes et leur état. Les droits déterminent les fonctions accessibles ; une opération visible pour un administrateur peut être absente pour un autre utilisateur.

Les journaux permettent de diagnostiquer des actions et les outils d’analyse ou d’indexation sont destinés à la maintenance. N’effectue pas d’import massif ni de modification de droits sans vérifier le périmètre concerné.

Dans Relevés bancaires, importe un CSV avec les colonnes Date, Libellé et Montant, ou Débit / Crédit. Contrôle l’aperçu puis confirme l’import.

Sur une opération, la loupe propose des documents au montant identique, du plus récent au plus ancien : achats pour les débits, règlements pour les crédits. Le décalage de date aide à vérifier la correspondance ; un document déjà rapproché ne peut pas être sélectionné à nouveau.

Si l’achat manque, la recherche du fournisseur peut proposer de dupliquer son dernier document. Vérifie le nouveau document et son justificatif avant de réaliser le rapprochement.

La case de rapprochement permet de marquer l’opération et de revenir sur ce marquage. Vérifie aussi le document associé : une case cochée ne prouve pas à elle seule que la bonne pièce a été choisie.

La page Récurrences sépare achats et factures, puis les récurrences confirmées des opérations seulement potentielles. Une répétition détectée n’est pas un abonnement confirmé.

Examine les candidats, confirme ou écarte leur caractère récurrent et vérifie la fréquence. Les tableaux affichent les prochaines échéances et donnent accès à l’historique.

L’action de création prépare l’échéance à partir de la dernière pièce de la récurrence. Contrôle les dates, lignes et montants avant de poursuivre. La détection d’une récurrence ne signifie pas un envoi automatique au client.

Un assistant compatible connecté à FACBOX peut utiliser les outils autorisés pour consulter ou modifier les données. Le dialogue vocal dépend des capacités de l’assistant utilisé.

Formule une demande précise : type de document, tiers, période et résultat attendu. Pour une modification, désigne clairement le document et les valeurs à appliquer ; vérifie le résultat et les montants avant diffusion.

Les possibilités dépendent de la connexion et des autorisations configurées. Une consultation demandée à l’assistant ne crée pas, à elle seule, une règle automatique permanente.