Confidentialité et données personnelles

1. Identification et rôles des acteurs

SoftWare Agence Technologies (SWAT), EURL, 10 rue Alfred de Musset, 49300 Cholet, France, est joignable à help@swat.fr ou au 06 60 38 80 20.

SWAT est responsable des traitements qu’elle décide pour son propre fonctionnement : administration des comptes FACBOX, authentification, prévention des abus, relation contractuelle, assistance et communication relative au service.

Pour les données métier qu’un client professionnel place dans FACBOX (ses clients, contacts, salariés, fournisseurs, devis, factures et pièces jointes), l’organisation utilisatrice détermine en principe les finalités du traitement. SWAT intervient alors, selon la relation contractuelle et les opérations réalisées, comme sous-traitant technique. Pour exercer des droits sur ces données, il est généralement préférable de contacter d’abord cette organisation ; SWAT peut l’assister dans le traitement de la demande.

La présente politique ne remplace pas les engagements de traitement des données susceptibles de figurer dans un contrat conclu avec une organisation utilisatrice.

2. Catégories de données susceptibles d’être traitées

• Compte et identité : nom, prénom, adresse électronique, coordonnées éventuellement fournies, organisation de rattachement et profil utilisateur.
• Authentification : empreinte sécurisée du mot de passe, jetons d’activation et de réinitialisation, sessions, horodatages de connexion et identifiants techniques de sécurité. Le mot de passe n’est pas censé être conservé en clair.
• Connexion et sécurité : adresse IP, navigateur, système d’exploitation, appareil, historique de sessions, tentatives de connexion et événements utiles à la sécurité ou au diagnostic.
• Activités et données métier : documents, devis, factures, coordonnées des tiers, références, contenus, commentaires, pièces jointes, montants, échéances et informations de gestion saisies, importées ou produites par les utilisateurs.
• Communication : destinataires, courriers électroniques générés ou envoyés, demandes d’assistance, traces nécessaires au suivi d’envoi et préférences de communication.
• Notifications Web Push : adresse technique de l’abonnement, clés publiques d’abonnement, navigateur et statut d’envoi, seulement après activation volontaire de cette fonction.
• Préférences : filtres, affichages, thème clair ou sombre et paramètres de navigation, lorsque ces options sont utilisées.
• Recherche d’entreprises et adresses : critères librement saisis dans les recherches (dénomination, SIREN/SIRET, département, code postal, secteur d’activité), informations publiques issues des registres officiels, et éléments d’adresse soumis à la complétion lors de la saisie.

Selon les fonctionnalités, certaines informations peuvent concerner indirectement des personnes physiques identifiables. Ne saisissez pas de données sensibles sans base légale, nécessité métier et protection adaptées.

3. Finalités des traitements et bases légales

Les champs marqués comme obligatoires dans les formulaires servent à fournir le service correspondant. L’absence d’une information indispensable peut empêcher la création du compte, une opération de gestion ou l’émission d’un document.

4. Destinataires, sous-traitants et échanges extérieurs

Les données sont accessibles, dans la limite des habilitations, à l’utilisateur concerné, aux personnes autorisées de son organisation, ainsi qu’au personnel habilité de SWAT lorsque l’exploitation, la maintenance, la sécurité ou l’assistance le nécessitent.

Des prestataires techniques peuvent intervenir pour l’hébergement, l’acheminement des emails, l’acheminement des notifications navigateur et, sur demande de l’utilisateur, la cartographie ou les échanges de factures électroniques, notamment via Super PDP lorsque le raccordement est activé. Le fournisseur d’hébergement déclaré est IONOS.

Lorsque la cartographie est ouverte, le navigateur peut établir une connexion directe avec des fournisseurs de ressources cartographiques et de bibliothèques web. Ceux-ci peuvent recevoir les données techniques habituelles d’une requête Internet, notamment l’adresse IP. Les liens externes et les prestataires activés par l’utilisateur peuvent appliquer leurs propres politiques.

Base des entreprises françaises : lors d’une recherche depuis Base des entreprises, les critères transmis au serveur FACBOX sont envoyés à l’API publique Recherche d’entreprises opérée pour les services publics français. Les résultats peuvent inclure des informations publiques relatives à des entrepreneurs individuels ou aux dirigeants (nom, prénom, fonction et année de naissance lorsque publiée), ainsi que l’activité, la catégorie, les effectifs et les caractéristiques juridiques d’une entreprise. Les critères et résultats d’une recherche sont temporairement mémorisés dans la session FACBOX pour permettre de reprendre la liste sans interroger le registre à chaque retour ; le bouton « Effacer » les retire de cette session. Depuis la cartographie, une recherche géographique ne part que sur action explicite : le centre (latitude et longitude), le rayon et, si choisi, le secteur d’activité sont transmis à ce même service public. Les résultats de la dernière interrogation sont temporairement mis en cache dans la session FACBOX. Déplacer ou zoomer sur la carte ne déclenche aucune interrogation d'entreprises. Une fiche société ou contact n’est créée dans FACBOX que lorsque l’utilisateur choisit explicitement de l’ajouter ; une vérification locale du SIRET peut alors éviter un doublon. L’année de naissance des dirigeants est seulement affichée parmi les résultats publics, pas importée dans la fiche créée. Les recherches par URL peuvent apparaître dans l’historique du navigateur et dans les journaux techniques des serveurs.

Complétion des adresses : sur les fiches de documents, lorsqu’un utilisateur saisit une adresse française, le navigateur interroge le service de géocodage de la Géoplateforme IGN (data.geopf.fr) et lui transmet les éléments d’adresse saisis pour afficher des suggestions. L’adresse n’est pas envoyée à ce service pour les autres pays. Comme pour tout service web externe, celui-ci peut recevoir les données techniques de connexion et appliquer ses propres modalités de traitement.

La transmission d’une facture à un client, à une administration ou à une plateforme agréée de facturation électronique (notamment Super PDP pour les circuits activés) est effectuée dans le cadre des fonctions sollicitées et des obligations applicables. FACBOX ne vend pas vos données personnelles à des annonceurs.

Certains prestataires ou services de navigateur peuvent impliquer des traitements ou transferts internationaux selon leur infrastructure. Les garanties correspondantes doivent être appréciées en fonction du prestataire et du flux effectivement utilisé. Pour toute précision, contactez help@swat.fr.

5. Durées de conservation et critères appliqués

Les données sont conservées le temps nécessaire aux finalités annoncées et aux obligations réglementaires, en fonction de leur nature :

• Comptes : pendant la relation d’utilisation, puis pendant la durée nécessaire à la clôture du compte, à la gestion d’éventuels litiges et aux obligations applicables.
• Documents métier : selon les instructions de l’organisation responsable et les obligations légales de conservation, notamment comptables et fiscales. L’effacement immédiat n’est pas toujours possible lorsqu’une conservation légale s’impose.
• Sessions : une session ordinaire peut expirer après 2 heures d’inactivité ; l’option « Rester connecté » permet une durée d’authentification allant jusqu’à 30 jours, sous réserve de révocation. Les traces techniques peuvent être conservées distinctement pour la sécurité.
• Liens d’activation ou de réinitialisation : validité annoncée de 30 minutes et utilisation unique. Une trace du jeton peut subsister pour la sécurité ou l’administration avant purge.
• Notifications : l’abonnement est conservé tant que le navigateur reste associé au compte ou jusqu’à sa suppression ou invalidation.
• Journaux de sécurité : pendant une durée adaptée à la prévention des incidents, à leur analyse et aux obligations applicables. Les durées techniques exactes dépendent des procédures de purge en vigueur.

Les périodes de conservation peuvent être interrompues ou prolongées lorsqu’une obligation légale, une sauvegarde de restauration, une demande légitime ou un contentieux le justifie. Les durées applicables à une organisation cliente peuvent être précisées contractuellement.

6. Cookies, sessions et stockage local

FACBOX utilise des mécanismes techniques nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

• Cookie de session FACBOX : permet le maintien de la session PHP et la protection des formulaires. Il est associé à des paramètres de sécurité comme Secure, HttpOnly et SameSite=Lax.
• Jeton d’authentification : cookie technique sécurisé, notamment lorsque l’option de connexion prolongée est sélectionnée. Il permet d’identifier et, si nécessaire, de révoquer une session.
• Stockage local et de session du navigateur : préférences d’affichage, réglages d’interface, recherche et position de carte, lorsqu’ils sont utilisés.
• Éléments provenant de tiers : certaines fonctions peuvent effectuer des requêtes externes (cartographie, ressources techniques, notifications), susceptibles d’être soumises à leurs propres pratiques.

Les seuls cookies strictement nécessaires à la connexion et au fonctionnement ne requièrent pas systématiquement un recueil préalable du consentement, sous réserve de leur qualification juridique. Si des traceurs facultatifs exigeant le consentement sont ajoutés au service, ils devront faire l’objet d’une information et, le cas échéant, d’un mécanisme de choix adapté.

Vous pouvez gérer ou supprimer les cookies et les données de site dans les paramètres de votre navigateur, avec pour conséquence possible une déconnexion ou une perte de préférences.

7. Notifications Web Push

L’onglet Ma session → Notifications permet d’autoriser, de tester et de supprimer un abonnement aux notifications du navigateur. L’autorisation doit être accordée dans le navigateur et peut être retirée à tout moment dans celui-ci.

Pour acheminer une notification, FACBOX conserve des données d’abonnement techniques et transmet le message au service push correspondant au navigateur (par exemple Mozilla, Google ou Apple selon l’appareil). La livraison dépend ensuite du navigateur, de la connectivité et des autorisations de l’appareil.

La suppression de l’abonnement dans FACBOX cesse l’utilisation de cet abonnement par le service pour le compte concerné. Le blocage d’une autorisation dans le navigateur peut également empêcher la réception des notifications.

8. Mesures de sécurité et confidentialité

FACBOX met en œuvre des mécanismes d’authentification, de hachage des mots de passe, de jetons sécurisés, de limitation de certaines tentatives et de gestion des accès par compte et organisation. Les échanges avec le site utilisent HTTPS.

Ces mesures sont destinées à réduire les risques d’accès non autorisé, d’altération et de divulgation. Aucun système informatique ne peut toutefois garantir l’absence absolue d’incident. Un incident de sécurité peut être signalé à help@swat.fr.

L’utilisateur demeure responsable de l’usage de son compte, des autorisations qu’il accorde, de la protection de son équipement et de la confidentialité de ses identifiants. Pour un appareil partagé, il est recommandé de se déconnecter après utilisation.

9. Vos droits et modalités d’exercice

Dans les conditions et limites prévues par le règlement (UE) 2016/679, vous pouvez disposer d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition, ainsi que, dans certains cas, d’un droit à la portabilité et au retrait du consentement.

Pour exercer vos droits sur les données gérées directement par SWAT, écrivez à help@swat.fr, en précisant votre demande et les éléments nécessaires pour vous identifier. Une vérification raisonnable de l’identité peut être effectuée si nécessaire. Vous pouvez également écrire au siège social indiqué dans les mentions légales.

Concernant les données détenues dans FACBOX par une entreprise utilisatrice, cette entreprise peut être le responsable de traitement compétent. SWAT pourra transmettre la demande ou orienter son traitement selon la situation.

Une réponse est apportée dans les délais légaux applicables, en principe sous un mois, sous réserve d’une éventuelle prolongation justifiée. Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

10. Évolution de la politique et références

Cette politique est susceptible d’être adaptée lors de l’ajout de fonctionnalités, de l’évolution des prestataires ou des règles applicables. Les modifications importantes pourront donner lieu à une information complémentaire.

Références officielles : RGPD — CNIL et mentions obligatoires des sites professionnels — Service Public.

Dernière mise à jour : 7 novembre 2026.